Si vous êtes un organisme de formation, vous avez surement entendu parler de la plateforme edof. Ce portail a été mis en service depuis l’année 2020 et s’est inscrit dans le cadre d’un projet de réforme de la formation professionnelle. Actuellement, il offre plusieurs fonctionnalités comme le référencement des formations. EDOF possède aussi une version mobile. Pour les centres de formation, cet outil s’avère être un atout pour se distinguer de la concurrence.
EDOF : qu’est-ce que c’est ?
Le sigle EDOF est le diminutif de « espace dédié aux organismes de formation ». Il s’adresse donc aux entités spécialisées dans la formation. Ces dernières peuvent profiter pleinement des options en se connectant sur la plateforme.
Les enjeux du portail
Vous l’aurez compris, le portail est uniquement réservé aux organismes qui proposent des formations éligibles au CPF ou compte personnel de formation. Le site permet à l’utilisateur d’accéder à plusieurs fonctionnalités comme :
- diffuser les offres de formation ;
- gérer la comptabilité et la facturation ;
- suivre les inscriptions des candidats sur les sessions proposées ;
- diffuser un catalogue de formations en ligne.
Ainsi, edof constitue un tableau de bord complet où vous pouvez suivre efficacement vos actions. Pour un organisme, c’est l’occasion de renforcer sa crédibilité et sa visibilité. Selon les statistiques, la plateforme recense actuellement plus de 700 000 offres de formations. Face à cette abondance des offres, il vous appartient de développer des stratégies de différenciation pour faire face à la concurrence.
Une plateforme qui s’adresse aux organismes de formation
Comme son nom l’indique, la plateforme est uniquement réservée aux professionnels. Pour accéder au portail, vous devez remplir les conditions suivantes :
- votre activité est bien déclarée ;
- votre entreprise est à jour sur ses obligations légales et règlementaires ;
- vos formations sont certifiées Qualiopi ;
- vos offres sont éligibles au CPF et respectent les critères imposés par le PIOF (portail d’information des organismes de formation) ;
- vous disposez d’une habilitation du certificateur, celle-ci est indispensable pour vendre de la formation, etc.
Au moment de l’enregistrement sur le site, vous devez attester la véracité de toutes ces informations et acceptez les conditions générales d’utilisation. Lorsque ces conditions sont respectées, vous pouvez enfin publier vos formations sur le site.
Quelles sont les formations référencées sur edof ?
La majorité des offres débouchent sur une certification professionnelle. Elle commence à partir du brevet et peut aller jusqu’au doctorat. Néanmoins, les certificats doivent être enregistrés au Répertoire national de la certification professionnelle ou RNCP. Les formations proposées sont aussi majoritairement axées sur le développement de compétences complémentaires. Cela peut être des cours en informatique bureautique par exemple. Ces dernières années, les soft skills prennent de plus en plus de place également. Il s’agit de l’art de la négociation, du management des hommes, de la communication interpersonnelle, etc. Outre les cours classiques, les centres de formation peuvent aussi proposer les prestations suivantes :
- les préparations aux examens pour obtenir le permis de conduire ;
- les bilans de compétences ;
- les validations des acquis d’expérience ou VAE ;
- les formations destinées à la création d’entreprise, etc.
Quels sont les avantages de la plateforme EDOF ?
Le portail edof permet aux organismes de formation de recenser leurs formations. Le site met à la disposition des utilisateurs d’autres fonctionnalités comme la gestion de la comptabilité, la diffusion d’une nouvelle offre de formation, la gestion des informations autour de l’entreprise, etc. Puisqu’il fonctionne comme un moteur de recherche, le référencement représente un atout important pour accroitre la visibilité. En effet, vous devez être en tête des résultats sur les requêtes des internautes. La plateforme recense aujourd’hui plus de 700 000 offres. Cela signifie que la concurrence est rude.
La gestion de votre catalogue de formations
Après la première connexion sur edof, le gestionnaire dispose d’un contrôle total sur le catalogue de formation de son établissement. Ainsi, il peut insérer une nouvelle offre à tout moment. Dans ce cas, il peut le faire de deux manières :
- faire une saisie manuelle ;
- importer le catalogue au format xml.
La seconde option vous procure un gain de temps considérable si vous devez saisir une dizaine de cours simultanément. La plateforme propose déjà un guide détaillé sur l’upload xml aux utilisateurs. Par ailleurs, vous pouvez retrouver des guides d’utilisation bien détaillés. Ils recensent les bonnes pratiques à respecter pour rédiger une offre de formation. Concernant la saisie manuelle, vous devez passer par plusieurs étapes. Dans un premier temps, rendez-vous dans l’onglet « catalogue ». On vous demande de choisir entre le transfert XML ou l’ajout manuel. Vous devez cliquer sur « ajouter une formation » pour la saisie. Ensuite, vous devez saisir les informations suivantes :
- le type de formation proposée : permis de conduire, VAE, formation certifiante, etc. ;
- le code d’identification ;
- l’identifiant interne : il s’agit d’un code produit que le gestionnaire utilise en interne.
Lorsque tous ces éléments sont renseignés, vous pouvez valider. Malgré la validation, l’utilisateur aura toujours la possibilité de modifier l’intitulé et le descriptif de la formation.
Le suivi des dossiers
Un apprenant vient de sélectionner votre offre. Votre centre dispose de trois jours ouvrés après l’entrée du stagiaire pour le déclarer. Vous avez aussi trois jours après la fin des cours pour signaler sa sortie. Bref, l’outil permet de suivre directement son évolution. Il est à noter que l’organisme doit toujours déclarer une sortie de formation pour les raisons suivantes :
- l’abandon des cours par le stagiaire ;
- l’annulation de la session par l’établissement ;
- les autres motifs qui relèvent du centre ou du stagiaire.
Si la formation proposée est incomplète, vous devez quand même renseigner le taux de réalisation. La Caisse des Dépôts retient cette information pour le paiement de vos prestations. Elle dispose aussi de trois jours ouvrés pour valider votre déclaration.
La comptabilité et la facturation
L’un des principaux avantages du portail EDOF demeure la possibilité de suivre la facturation. En effet, l’établissement peut accéder à cette option dans la page « dossiers à facturer ». Cette rubrique vous offre un tableau récapitulatif des prestations que vous pouvez facturer :
- toutes les formations que vous avez déclarées comme « Service fait » et validées par la Caisse des Dépôts ;
- les dossiers où votre organisme peut toucher une indemnité d’annulation. Cette compensation intervient notamment en cas de non-présentation de l’apprenant.
Comment s’inscrire sur la plateforme EDOF ?
Avant d’accéder à EDOF, il est impératif de désigner une personne en charge de la gestion de votre catalogue sur la plateforme. Cette dernière portera le titre de gestionnaire edof. Lorsqu’il sera connecté sur le portail, il pourra habiliter d’autres utilisateurs. Votre établissement confiera la clé d’activation à ce gestionnaire une fois que vous l’aurez reçu par courrier. Le courrier est envoyé à l’attention du directeur, à l’adresse du siège social du centre pendant la déclaration d’activité. Il est à noter que ces codes sont uniquement envoyés par courrier postal afin de prévenir les risques de fraude. Dans un premier temps, le gestionnaire EDOF doit ouvrir un compte sur le portail de la DGEFP « Mes démarches emploi et formation ». Les organismes de formation l’utilisent pour effectuer un dépôt annuel de leur bilan pédagogique et financier. À partir de ce compte, il faut se rendre dans la rubrique « mes démarches ». Ensuite, le gestionnaire peut ajouter edof ou en demander l’accès. Enfin, il doit saisir le code d’activation associé au SIRET de l’entreprise. Vous êtes un nouvel établissement ? Pour obtenir l’accès, il faut adresser une demande à la Caisse des Dépôts. Pour cela, vous pouvez retrouver le formulaire ainsi que les démarches à réaliser sur Mon Compte Formation.
Comment habiliter d’autres utilisateurs ?
Une fois arrivé sur EDOF, le gestionnaire peut habiliter d’autres utilisateurs à entrer sur la plateforme. Ainsi, il peut directement envoyer des invitations à d’autres personnes via le portail. Il peut aussi décliner les demandes d’habilitation de certains collaborateurs. Cette option se trouve dans « Mes démarches emploi et formation » du ministère du Travail. Puis, vous cliquez sur la démarche EDOF. Une roue crantée à droite de votre écran affiche l’option « gérer les habilitations des utilisateurs de mon entreprise ». Lorsque vous cliquez dessus, « inviter un utilisateur » apparait. Il ne reste plus qu’à suivre les instructions. Il est à noter que les privilèges dépendent du statut de la personne. Le statut de « gestionnaire » est différent de « utilisateur ». Si le gestionnaire principal attribue le rôle de « gestionnaire » à un collaborateur, ce dernier peut à son tour habiliter d’autres personnes.
Comment fonctionne le portail EDOF ?
Vous l’aurez compris, cette plateforme s’adresse essentiellement aux centres de formation et aux futurs apprenants à la recherche d’une offre.
Pour les organismes de formation
Si vous êtes un établissement, vous devez répondre à de nombreux critères pour intégrer la plateforme. Ces conditions sont :
- proposer des offres qui sont éligibles au CPF ;
- posséder une certification Qualiopi ;
- avoir un numéro de déclaration à jour ;
- accepter les conditions générales d’utilisation du portail.
Proposer des offres certifiantes
Il s’agit des formations les plus répandues sur la plateforme. Elles débouchent sur une certification professionnelle. Les certificats proposés doivent provenir du Répertoire national de la certification professionnelle ou RNCP ou du Répertoire Spécifique ou RS.
Qu’en est-il des VAE et des bilans de compétences ?
En dehors des formations certifiantes, votre organisme peut aussi proposer d’autres offres comme :
- les bilans de compétences ;
- les formations pour sapeurs-pompiers ;
- les préparations aux permis de conduire ;
- les validations des acquis d’expérience, etc.
Les dernières nouveautés sur la plateforme
Depuis sa création, la plateforme a subi de nombreuses évolutions. Les principaux changements concernent surtout les CGU. En effet, les établissements doivent désormais respecter un délai minimum de 11 jours ouvrés à compter de la publication de leur offre avant de commencer la formation. Si l’apprenant est inscrit à Pôle emploi, l’établissement doit fournir davantage de détails sur la durée de la session et sur le volume en heure. Ces éléments sont indispensables pour la facturation de vos prestations. Par ailleurs, depuis le début de l’année 2022, tous les établissements doivent disposer de la certification Qualiopi pour utiliser la plateforme. En effet, les titulaires d’un Datadock ne sont plus à jour.
